(全国高校图书馆第九届期刊工作学术研讨会投稿
 
大学图书馆学报,2003 增刊)

 图书馆网络期刊编目相关问题探讨

郑雯译 

(清华大学图书馆,北京 100084)

 

摘要:结合实际工作,对图书馆网络期刊编目中目前存在的一些问题进行探讨,包括:对同时有印刷(或光盘)版存在的网络期刊如何编目、对同一种网络期刊的多个网络版如何编目、具体著录中的难点(定长字段006、007的标识、5XX电子资源相关附注字段的著录)、网络期刊书目数据的维护。

关键词:电子期刊 网络期刊 网络资源 编目

 

随着网络资源的日益增多和广泛使用,网络期刊在图书馆资源中占有越来越重要的比重。如何对网络期刊进行编目也成为编目界正在探索的一个新课题。目前,国外这方面的研究已取得一定进展,比如国际连续出版物编目组织CONSER(Cooperative Online Serials)制定的用于网络期刊编目的Module 31。但在具体实践中,依然存在着一些尚待解决的问题,尤其在国内,多数图书馆这项工作才刚刚开始,问题和困惑就更难免。清华图书馆从2000年4月开始尝试对网络期刊进行编目,本文将结合我们两年多的编目实践经验,对网络期刊编目工作中的一些问题和困惑进行探讨,希望起到抛砖引玉的作用。

1 对同时有印刷(或光盘)版存在的网络期刊选择何种编目方式?

1.1集中编目与分散编目

目前,多数网络期刊都存在有印刷版或光盘版,这就给编目人员提出一个问题:究竟应将这些网络期刊和其印刷(或光盘)版合并在一起,做一个书目;还是把它们分开,做两个书目?前者我们称之为集中编目,后者称之为分散编目,它们是图书馆一种网络资源存在有其它载体时可以选择的两种编目方式。

理论上说,分散编目是最理想的,因为每条书目只针对一种载体进行描述,便于读者了解各种载体资源的具体信息;从图书馆书目数据管理来说,也有利于不同载体资源的书目管理。其缺点是比较费时费力,当编目量很大时,难以在短期内完成,不利于读者对网络资源及时利用。

相比而言,集中编目只需在原来印刷资源书目的基础上增加2-3个字段(530、776、856等),因此它的最大优点是速度快,保证了读者对网络资源的及时利用;并且对编目人员来说也更易于掌握。其缺点是书目始终是以印刷或光盘资源为描述主体,无法在书目中对网络期刊的种种细节进行反映;从书目管理来说,也不利于按载体对书目数据进行管理;并且,如果馆内没有相应的印刷资源书目记录,仍需对网络资源进行单独编目。

1.2 如何选择这两种编目方式?

通过以上比较,我们对这两种编目方式的利弊有了一个总体认识。那么在实际工作中,究竟应如何去选择它们呢?笔者认为,主要可以从以下几个方面去考虑。(以网络期刊和其印刷版为例。)

1.2.1网络期刊与其印刷期刊在内容上有无实质差别?

对于有印刷版存在的网络期刊,选择何种编目方式主要看它与相应的印刷期刊在内容上有无实质差别:如果一种网络期刊和其印刷期刊在内容上完全一致或是其中的一部分(如包含了印刷期刊的目次、文摘、部分全文等),这两种情况都比较适合采用集中编目方式;如果一种网络期刊和其相应的印刷期刊在内容上有明显不同,那么采用分散编目更好一些。需要说明的是,这里的“内容”主要是指期刊中论文的内容,而不考虑广告、通知、消息等无关紧要部分。

1.2.2 是否本馆多数网络期刊都有其印刷版?

通常,当一个图书馆资源的收藏量很大,印刷期刊和相应的网络期刊同时都有收藏,采用集中编目是不难实现的,如美国国会图书馆。但有些图书馆,尤其是一些新建的图书馆,其资源的收藏可能直接就是网络资源,相应的印刷期刊购买很少,因此绝大多数网络期刊都是独立编目的,这样即使是适合集中编目的那部分网络期刊,由于数量并不是很多,也完全可以对其采用分散编目,这样每一种书目只描述一种载体,有利于不同载体资源书目数据的管理。

1.2.3 是否本馆人力允许,或可获得现成的网络期刊书目数据?

从资源描述和书目数据管理来说,对每种载体资源都分散编目是最理想的状态, 之所以会有集中编目与分散编目的选择问题,是由于网络期刊数量的庞大与图书馆人力的有限这样一个矛盾的存在,如果能解决这个问题,比如有充足的人力,或是期刊数据库商在出售期刊数据库的同时也能提供相应的网络期刊书目数据,那么即使是网络期刊和印刷期刊重合比例较大的图书馆,对这两种载体都采用分散编目方式也未尝不可。

总之,笔者认为,除了内容与印刷期刊有实质差别的那部分网络期刊应尽可能分散编目外,对于可以集中编目,也就是内容与印刷期刊一致或为印刷期刊一部分的那些网络期刊(这是目前网络期刊的大多数),各馆完全可以根据自己的实际情况,决定究竟采用何种编目方式。

2 对同一种网络期刊的多个网络版如何编目?

常常有这种情况,同一种网络期刊有多个网络版,它们往往出自不同的数据库生产商或网络期刊出版者,对于它们是应该合并在一起做一个记录,还是做多个记录?

如果为不同数据库中的同种网络期刊,各做一条书目记录,这种方法显然非常费时费力,且读者检索起来,同一种电子刊的不同版本,将被分散在不同的书目中,不利于读者检索。相比而言,笔者比较赞同为一种期刊的不同网络版只做一条记录,通过多个856字段来实现对各个网络版的链接。当然,将同一种网络期刊的多个电子版集中反映在一个书目里,在具体字段的著录中往往会存在一些冲突或取舍问题,笔者认为主要需要注意以下几个字段的著录。

2.1 130 统一题名

在统一题名字段里,和单个版本的网络期刊一样,使用限定词“Online”,若其印刷版有统一题名,保留其统一题名中的限定词,不需要为不同的网络期刊出版者或全文电子刊数据库生产商做限定。

2.2 246 变异题名

由于有多个版本,题名可能会有不同的显示方式,可用多个246进行著录,在|i子字段里说明题名出自哪个数据库或出版者。如:

246 1  |iTitle on University of Chicago Press title bar: |aE-AJS

2.3 260 出版发行项

将期刊内容的出版者作为“主要出版者”著录在该字段,比如印刷期刊的网络版,应著录印刷期刊的原始出版者,而非全文电子刊数据库生产商。对于出版日期子字段不需要著录,因为每一个电子版的出版日期可能是不同的。

2.4 500 著录依据附注

网络期刊有多个版本时,著录依据附注应根据第一次编目时所依据的网络期刊版本做“著录依据”附注,并在其后的圆括号中说明其数据库生产商或出版者名称。

2.5 506、516、538电子资源相关附注

如果不同的网络版其检索限定、文件格式、系统要求等基本一致,则可以考虑著录506、516、538等电子资源相关附注字段;如果各个网络版之间的文件格式、系统要求等相差很大,建议不要做这些附注。

2.6 856 电子资源定位与检索

为所有这些重复出版的网络期刊各著录一个856字段,可在|z子字段中说明数据库生产商或出版者名称及其所提供的全文收录范围。需要说明的是,|z子字段是附注字段,没有严格的格式要求,各馆可根据具体情况进行著录。如:

856  40  |uhttp://elsevier.lib.tsinghua.edu.cn/cgi-bin/sciserv.pl?collection=journals&journal=07338619|zConnect to Neurologic clinics (Online : Elsevier) v.20(2002)-

3 具体著录中的难点

3.1 定长字段006、007的标识

根据1997年美国国会图书馆通过的97-3R决议,在网络期刊编目中,头标06选用“a”(文字资料)而不是“m”,因此定长字段008取文字资料类(专著或连续出版物)的008字段,而其计算机文件特征由计算机文件类型的006字段补充说明,此外,在电子资源编目中,无论头标/06取“m”或“a”,计算机文件类的载体形态定长字段007都是必备的。因此,在网络期刊编目中,就涉及到计算机文件类定长字段006、007的标识,而这两个字段的标识具有一定难度,字符位较多,代码选取复杂,但实际上有些字符位是网络期刊不需要标识的,详述如下。

计算机文件类型的006字段一共是18个字符位,提供在008字段中无法反映的编目实体的计算机文档特征信息。对网络期刊来说,需要著录的主要是以下两个字符位:

006/00 记录类型代码 取“m”(计算机文件)

006/09 计算机文件类型 取“d”(文本文件)

计算机文件类型的007字段一共14个字符位,用于所有的计算机文件(既包括程序软件、多媒体等,也包括通过计算机、网络读取的文本文件)。对网络期刊来说,需要著录的主要是以下几个字符位:

007/00 资料类型 取“c”(计算机文件)

007/01 特殊资料标识 取“r”(远程访问)

007/03 颜色 取“c”(多色)或“m”(混合色)

007/04 尺寸 取“n”(不适用)

007/05 声音 取“u”(不详)

例:   006    m        d

       007    cr mnu

3.2 506、516、530、538电子资源相关附注字段的著录

网络期刊编目与印刷期刊编目一个很大不同就是,在网络期刊书目中包含有大量用于说明网络期刊计算机文档特征方面的附注信息,如:文件格式、检索限定、访问方式、系统要求等等,使读者看了,知道该网络期刊的全文的格式是怎样的(如:PDF)、文摘和目次的格式是怎样的(如:HTML)、是否需要订购印刷版才可看到全文,在什么条件下(比如是否要连网出国)才可以访问到该电子刊,需要什么样的阅读器(如:Acrobat Reader)才能够阅读全文等。

因此,应该说网络期刊书目中的附注还是比较重要的,做好这些附注说明,可以帮助读者,尤其是那些使用网络期刊较少的读者更好地利用这些资源。但是,做好网络期刊的这些附注并非易事,它不仅需要编目员具备一定的计算机、网络基础知识,并且要对网络期刊这类电子资源比较熟悉,具有一定的信息识别和筛选能力,这样才能够从一种网络期刊或全文电子刊数据库所提供的繁杂信息中抽取出能够反映其文件格式、系统要求等计算机文档特征的相关信息。具体著录中应注意以下几点:

3.2.1 506 检索限定附注

506字段含有网络期刊的访问限制信息。当一种网络版期刊不是免费获得,但在856字段给出了网络访问地址时,应使用506字段注明访问限制信息。例:

506    Restricted to institutions with a print subscription and a site/user ID and password

3.2.2 516 计算机文件格式附注

516字段用于说明构成网络电子期刊的计算机文件格式,通常一种网络期刊可能包含多种格式,比如:文摘、目次和引用文献部分采用HTML格式,正文部分采用PDF格式或RealPage格式。例:

516       Abstracts, tables of contents, and citation information are HTML encoded; articles are available in portable document format (PDF)

3.2.3 530 其它载体形态附注

530字段用于两种以上载体形式的连续出版物。许多网络期刊同时也有印刷版或光盘版,因此需在530字段中注明。例:

530       Also available in print version as: Information sciences

同样,在相应的印刷版期刊的书目中,也应使用530字段进行说明。例:

530       Available also on the Internet as: Information sciences

3.2.4 538 系统细节附注

538系统细节附注包含两方面的内容:

a.  系统要求(System requirements):用于说明为阅读或打印该电子文献所需要的软、硬件配制等系统要求信息;

b.  访问方式(Mode of access):在网上获得该电子文献的途径(WWW、FTP、Gopher等)。

这两方面的内容应在两个538字段中分别注明。例:

538          System requirements: Internet connectivity, world wide web browser. and Adobe Acrobat reader

538   Mode of access: World Wide Web

4 网络期刊书目数据的维护

    网络资源与传统资源不同,它是可移动、可变化、难以控制的,表现在:网站可能会消失,被移动、被更改;图书馆购买的一种数据库可能会由专线访问改为镜像访问,或镜像访问改专线访问;同一种电子期刊过一段时间可能会增加(或减少)一些卷、期的全文浏览,或者是从一个数据库转移到另一个数据库;电子期刊的改名、合并、分辑等变更情况也时有发生。因此网络资源需要花大量的人力来维护,没有维护,编目员所提供的书目信息记录很可能只会误导读者。

    但维护并不是一件简单的事情。首先是期刊变动信息的获取问题,--如果能及时获得网络期刊的变动信息,那将有利于书目数据快速、准确的维护,但究竟如何才能及时获得这些变更信息?其次是维护的详细程度,对于网址以及改名的变化无疑是要进行相应维护的,但对于网络期刊的全文覆盖范围及其变化是否也进行反映和维护?下面我们来分别探讨一下这两个问题。

4.1 如何及时获得网络期刊的各种变更信息?

期刊变动信息主要可从三个途径获得:

a.    连接检验(自动或手工检验)

自动检验,目前,有一些软件可以跟踪URL地址,如果URL地址有变化,则会通知用户;手工检验,则是由编目员逐条对网络期刊的网址进行连接检验,这种方法显然是缺乏效率,不可取的。

b.    读者在使用过程中发现

有时,读者在使用某种网络期刊时发现其链接已经失效,往往会向图书馆询问,图书馆由此发现该网络期刊网址已经变更,于是通过一些途径找到正确的网址并由编目员在书目中做相应修改。这虽然在一定程度上也能对网络期刊进行维护,但这种方法显然比较被动、零散,并不理想。

c.    数据库出版商主动通知

数据库出版商对其网络期刊的变更信息是最清楚的,因此由数据库出版商及时告知用户其网络期刊的变更信息,应该是最可行的方法。实际上,目前我馆采用的主要是这种方法-数据库出版商在需要时将其网络期刊的变更信息提供给图书馆参考部的有关人员,再由参考部及时将这些信息传递给编目部,期刊编目人员据此对网络期刊进行维护。

4.2 对网络期刊的全文覆盖范围及其变化是否也应进行反映和维护?

理论上说,对网络期刊的全文覆盖范围应该在书目中予以反映,但实际操作起来,编目员往往会发现这并非易事,尤其是在网络期刊量很大、变化较频繁的情况下。随着网络期刊书目数据的日益增多,编目员会越来越感到要对已做的网络期刊书目数据进行及时的维护非常困难,它会占用编目员大量的时间精力,并且效果未必理想-还是会有一些误导读者的情况发生。

因此,笔者认为,当图书馆需要编目的网络期刊量很大时,可以考虑不在书目中反映网络期刊的全文覆盖范围。这样虽然需要读者点击进入具体的网络期刊去察看它的全文覆盖范围,但对于读者来说,这一步通常是必要的,并且,这的确比在书目中给出一个错误的全文覆盖范围误导读者更好一些。

 

参考文献

 

1                          CONSER WG: Single v. Separate Records. http://wwwtest.library.ucla.edu/libraries/cataloging/sercat/conserwg/

2                          Cataloging electronic Resources: OCLC-MARC Coding Guidelines. http://www.oclc.org/connexion/documentation/type.htm

3                          CONSER Cataloging Manual Module 31 Remote Access Electronic Serials (Online Serials). http://lcweb.loc.gov/acq/conser/module31.html

4                          何峻. 电子连续出版物培训讲义. 北京大学图书馆

5                          吕肖华,郑雯译. 电子资源USMARC记录头标/06及008/26、006/09的标识. 现代图书情报技术,2001(6)

6                          吕肖华,郑雯译. 网络电子连续出版物著录探讨. 图书情报工作,2001(8)